（犬山城）
皆様に幸運が訪れますように!!
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心動かす企業経営 vol.426
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＜強い企業の秘訣は「文字化」＞
おはようございます。
フェリーゼス経営支援事務所の
金本淳（かねもとあつし）です。
口頭で自分の考えを人に正しく
伝えることって難しくないですか？
もちろん、「はい、いいえ」で
簡単に答えられるようなものなら
口頭で正しく伝えられるでしょう。
でも少し複雑な話題になってくると
なかなかそうはいかないのでは
ないでしょうか？
私はいつも口頭で伝えるのは
なかなか難しいと感じています。
特に、打ち合わせなどで、
急に少し込み入った話題について、
「どう思うか？」
と聞かれたりしたときです。
頭で考えながら話すことに
なってしまうからでしょう。
その場合、話をした後に、振り返ってみて、
言いたいことが１００％伝えられたと
自信を持って言える事は多くはありません。
逆に、
「ああ、もっとこういう言い方を
すればよかった」
「あのことも伝えたかったけど、
言い忘れた」
「伝えたけど、もっとこういう伝え方を
すればわかりやすかったのでは？」
なんてことだらけです。
また、仮に口頭で自分が言いたいことを
すべて表現できたとします。
でもその場合でも、
聞いた相手はどうかわかりません。
集中して聞いていないと、
半分も理解していないかもしれません。
またその時は理解していても、
人はすぐに忘れてしまいます。
興味の度合い、重要性などによっても、
記憶の残り方は変わってくるでしょうし、
特に、忙しくて色々なことを
抱えている人は、頭のキャパが一杯で
聞いてもすぐ忘れてしまう可能性が
高いかもしれません。
実際問題として、
こちらが伝えたつもりでも、
相手が忘れているということは、
普段の生活でも仕事上でも、
皆さんも多く経験されているのでは
ないでしょうか？
では、自分の考えを相手に正しく
伝えるにはどうすればいいのか？
１００％完璧にと言うのは、
難しいかもしれません。
でも文字を使うことで、
かなり助けになるのではないかと
思うのです。
例えば、
取引先に自社についてプレゼン
しなければならないといった場合、
皆さんはどうしますか？
普通は、伝えたい内容を書類や
パワーポイントなどにまとめますよね。
何もなしで説明するという人は
ほぼいないでしょう。
もちろん、そこに写真なども補足として
加えることもあるかと思いますが、
基本は文字化しますよね。
文字で文書化されることで、
説明しやすいし、
より正しく伝えやすくなる。
最悪、説明が上手くできなくても、
そこに書かれていることを読めば
相手が理解できる。
そのようにしておけば説明の下手さは
カバーできる。
また、口頭で伝えたら、
時間が経てば相手は忘れてしまうけど、
文字化されたツールを相手と
共有しておけば、記憶にも残りやすい。
さらに、
その文字化されたツールがあれば、
相手が上司などに説明する時も伝えやすい。
こんな風に
文字化することで、伝える側、伝えられる側、
双方にとってメリットがある。
重要なことを伝えやすくなり、
相手の理解促進にもなることで、
双方の共通認識を生みやすくなる。
だから、文字化することは
経営上もとても大切なのだと
私は思います。
ただ、普段、中小企業さんと
お付き合いさせていただく中で
すごく感じるのは、
この文字化が充分ではないところが
意外に多く、結果的に損をしているのでは
ないかということです。
もちろん、
取引先との契約書、発注書、請求書、など
最低限必要なものは、どこでも
文字化されていると思います。
でも、
自社の経営理念や経営姿勢・価値観、
顧客への提供価値、お店のコンセプト、
自社や商品／サービスの強み
などといった大事なことすべてを
文字化できているところは少ない。
こういったものは、
顧客から自社を選んでもらう上で
大切なポイントだと思います。
また、顧客だけでなく、
自社で働く従業員にとっても、
あるいは求職者にとっても大切な要素です。
それから、
経営計画や戦略、それを実現するための
具体的な取組事項、そして、
自分達がそれらを実現するために
どういうスキルや能力を身に着けて
いけばいいのか？
なども文字化されているところは少ない。
こういったものは、
社内で働く人にとって非常に大事な
ものだと思います。
自分が働いている企業が、
将来何を目指していて、
何をやろうとしているのか、
その中で自分に期待されていることは
何か？
そこがわからないと、
働いている人は不安になりますし、
やる気も起きにくいと思います。
実際、私がそういった企業さんで、
色々お話を伺っていると、
素晴らしい経営姿勢や強みを
持っていらっしゃることがよくわかります。
それなのに、それが文字化されていない。
その結果、せっかくの魅力が社内外に
上手く伝えられていない
というもったいない現象が
起こっているのです。
これまで色々な企業さんと
お付き合いしてきて思うのは、
やはり、自社の経営活動を
文字化できている企業さんほど、
経営力が高い傾向にあるということです。
だから、是非、自社が文字化できていない
と思われる企業さんには、
今後どんどん文字化に
取り組んでいただきたいと思うのです。
ただ、そうはいうものの、
その一方で問題なのは、
文字化するということ、
これがまた難しいということです。
普段、私は企業支援の中で、
先程申し上げたような
自社の経営理念や経営姿勢・価値観、
顧客への提供価値、お店のコンセプト、
自社や商品／サービスの強みなどを
文字化するお手伝いすることも多いです。
ただ、私も何もないと難しいので
経営者さんには
整理ツールと書き方サンプルを
提供します。
そして
「次回打ち合わせまでに、
そこに書いてある項目に関して、
思いつくままでいいので
書きだしておいてください」
と中身を説明して、お願いします。
でも、
「あまり書けませんでした」
とおっしゃる経営者さんが実に多いのです。
でもこれは仕方ない事だと思います。
おそらく自分の考えを文章にする訓練を
受けている方がそう多くはないから
なのだと思います。
私も昔は文章を書くのが苦手でした。
でもトヨタに入社して、
事務系の人間にとって書類は命だという事を
教えられました。
そして、そこまでこだわるのか
というくらい徹底的に書類の書き方を
指導されました。
そういう経験があるからこそ、
苦手意識がなくなり、
今ではコンサルとして文字化する
お手伝いができるようになったのだと
思います。
だから、経営者の方が書けなくても
私の場合は、ヒアリングしながら、
それをまとめあげるということを
やらせていただいています。
また、社内に文字化が得意な社員さんが
いれば、その人に手伝ってもらっても
いいでしょう。
とにかく、文字化は大事なので
是非進めていってもらいたいと
思います。
ご参考になれば幸いです。
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＜今日のありがとう＞
本当は面と向かって伝えたい
でも中々言えない自分がいます
だからこの場を借りて少し．．．
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最近、急に暑くなり出しましたね。
30度超える日も続き、いよいよ
夏って感じになってきました。
そんな暑い時に、有難いのは
やはりエアコンです。
エアコンがなかったら
日中は、頭がボーッとして
仕事もまともに出来ないでしょう。
また、夜も例え扇風機があっても
眠れないでしょう。
やはり夏はエアコン様様です。
エアコン様に足を向けて寝れません(笑)
ということで、今日は
エアコンに感謝です。
今日も快適な温度をありがとう！
最後までお読みいただき
ありがとうございました。
今日も素敵な一日になりますように！
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