システム化は便利だけど・・・

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心動かす企業経営　vol.211

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＜システム化は便利だけど・・・＞

おはようございます。

フェリーゼス経営支援事務所の

金本淳（かねもとあつし）です。　

皆様の会社では、

業務システムを活用されていますか？

現在、大手企業だけでなく、

中小企業においても、何らかのシステムの

活用をしているというところが

増えてきているではないかと思います。

販売管理システム、

顧客管理システム、

生産管理システム、

経理システム、

人事給与システム

などなど、

実に様々な、

そして便利なシステムが存在します。

昔は、システムのTVコマーシャルなど

なかったと思います。

でも最近では、セールスフォースや

マネーフォワードなど、テレビでも

様々なシステムのコマーシャルが

流れていますよね。

あのようなコマーシャルを見ていると、

経営者の方であれば、

うちも業務効率化のためにシステムを

導入したほうがいいのかなと

考えてしまいますよね。

私の関与先企業さんでも、

とあるシステムの試行をしていました。

そして、先日の打ち合わせで、

そのシステム導入の必要性について

議論をしたところです。

元々、一部の製品で、納品や出荷などの

管理に、紙の帳票を使っていて、

ムダで効率が良くないということで

検討が始まりました。

その他、従業員間で品質問題の情報の共有

あるいは顧客情報の共有なども必要

ということで、とりあえず使えそうな

システムかどうか試行してみようと

いうことでした。

でも、結果として、

今回導入は見送ることになりました。

理由は、単純。

一番やりたいことがそのシステムでは

実現しづらいということ。

さらに、その他のことも、システムを

使うより、今のやり方を少し改善する方が

効果的だということがわかったからです。

私は、システム導入推進派でも

反対派でもありません。

当たり前ですが、費用対効果を考える。

今より時間をかけずに、安く、

やりたい目的が達成できるかどうか。

そこが大事です。

よくあるのが、システム導入ありき

でスタートしてしまい失敗してしまう

というケースです。

システムの営業の方も、

特に大手のシステム会社の営業の方は

話が上手いです。

だからついつい話にのせられがちに

なってしまいます。

もちろん、システム自体は色々考えられて

作られている素晴らしいシステムなのは

間違いないと思います。

そして、実際に大手中心にユーザーも

たくさんいて、使いこなして成果を

だしている企業もたくさんあることも

事実です。

ただ、営業の人は、うまく

セールストークしてきたりします。

「今はこういう管理はされていないかも

しれません。

でも一歩先の企業に御社がなるには、

絶対必要になってきます。」

「御社と同規模のところでも、

システムを入れたおかげで、

こんなに効果が出てきているのですよ」

などと具体的な事例を数値などを出して

説明していただけるんです。

話を聞いていると、

「システムを使わない企業は、

これからは生き残っていけないよな」

みたいな気持ちに、

ついついさせられてしまいます。

それで、

「うちもシステムを導入してみようか！」

とやはり思ってしまうものです。

ただ、システム導入を決めて運用を

開始したものの、結局、担当者が時間を

かけて情報を入力しても誰も面倒なので

見ない。

誰も見ないから、担当者も情報を

入れなくなる。

そのうち未使用のままのシステムをみて、

経営者が、

「せっかくシステム導入したのに、

誰も使ってないのはもったいないじゃないか！」

となってしまう。

こんなところもあるのでは

ないでしょうか？

私も時々そういう話を伺います。

でもこれでは本末転倒ですよね。

システムの営業の方が話していただける

ことは確かに嘘ではないでしょう。

でもその事例企業の問題を解決するのには

マッチしていても、それが、自社で

考えると違うよなというものが多いような

気がします。

そのシステムではちょっと自社のやり方に

合わないと思っても、上手い営業の人は、

「システムに合わせて、御社の仕事の

やり方を変えるということもできます」

というようなことをおっしゃることも

あります。

確かにできればいいですが、

でも現実はむずかしいでしょう。

やはり、カスタマイズせずに

そのまま使えるシステムって

あまりないような気がします。

かと言って、カスタマイズすれば

それなりの金額が必要になりますしね。

だから、結局、最初に言ったように

費用対効果なんでしょうね。

そのための判断手順としては以下のように

進めればいいんじゃないでしょうか。

・元々、何がやりたかったのか

（システム活用の目的）を再確認

・今のやり方の何が問題なのかを確認

・その問題が、システムを活用したら

改善できるのか？

効率的に進められるようになるのか？

その時の費用はいくらか？

それとも、今のやり方を少し改

善したほうがいいのか？

を確認

そうやって考えたときにやっぱり必要だな

となれば導入すればいいし、

必要ないなというのであれば、

やめるということになるのでしょう。

それから、上記の判断過程で

導入しようとなっても、

こんなことが起こったりします。

以下のような理由でシステム化を

反対する人がいるケースです。

・新しいことを覚えることが

面倒だからやらない

・慣れていないから時間がかかる

という問題

（＝慣れれば解決できる問題）

特に、ＰＣやタブレットなどの電子機器が

苦手で扱いなれていないような人たちは、

「システム」というだけで拒否反応を

示す人も中にはいます。

それで、

「システムなんていらない」

「今まで通りのやり方で十分だ！」

と言うかもしれませんが、

そういう人たちの意見をまともに

聞いていたら判断を誤ってしまうので

注意が必要です。

そこは慣れの問題だけですし、

当然、そういう苦手意識を

持っている人には、ケアが必要です。

別にシステム化の

意義と苦手意識への対応策を考える

といったことが必要になります。

それから、本当に必要ということで導入を

決めたら、運用を徹底することです。

上記のような、苦手な人への対応も含め

全従業員に徹底的に活用させるという強い

意識が絶対必要だと思います。

中途半端にやると、こういうものは

上手くいかないのは間違いないですから。

以上、中小企業のシステム導入について

でした。

今回のお話がお役にたてばうれしく

思います。

☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆

＜今日のありがとう＞

本当は面と向かって伝えたい

でも中々言えない自分がいます

だからこの場を借りて少し．．．

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先日の朝、クルマで移動していた際の

ことです。

私はある小さな道を左折しようと

していました。

そうすると向こうから自転車に乗った

40歳くらいの男性が、その左折しようと

していた道を渡ろうとしていました。

私は当然ながら、クルマを停止させて

その自転車の男性をやり過ごそうと

していました。

ところが、その男性、ご自身が

止まられて、私のほうに笑顔を向けて

腕を左右に振りながら、

「先に行ってください！」

みたいなジェスチャーをされたのです。

本来は、クルマが譲るべきなのでしょうが

その男性の笑顔と、振る舞いがあまりにも

スマートだったので、私も甘えて

ついつい先に行かせていただきました。

もちろん、

その男性の方をしっかり見て、

頭を大きく下げて、お辞儀をしてから

いかせていただきました。

なんか、その一連の動作から優しさが

にじみ出ているようで

すごく気持ちよかったんです。

そんな男性に感謝です。

「ありがとうございました。

おかげさまで気持ち良い一日の

スタートとなりました！」

私もあんな風にスマートな振る舞いで

人を気持ちよくできればと

思いました。

最後までお読みいただき

ありがとうございました。

今日も素敵な一日になりますように！

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