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  • 執筆者の写真金本 淳

プチパニックから学んだリスク管理

更新日:2020年9月8日


◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇

心動かす企業経営 vol.162

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<プチパニックから学んだリスク管理>

おはようございます。

フェリーゼス経営支援事務所の

金本淳(かねもとあつし)です。

ご存知の方もいらっしゃるかと思いますが

昨日は、ものづくり補助金申請の

締め切り日でした。

私もある企業さんの申請支援を

させていただいており

そして、その締め切り時刻は

昨日の17:00。

それまでに電子申請を終えなければ

なりません。

元々は前日の夜には資料を

全て完成させている予定でした。

でも、自分の読みが少し甘く、

また他の案件も抱えていたことも

あり

締切日前日の夜時点で、

8割程しかできていませんでした。

時間も0時を過ぎており効率が

悪くなること。

依頼主様に確認しないとわからない

ことが日曜日に出てきてしまったこと。

でもまあ8割できているし、何とかなるで

あろうと、その日は、完成を次の日に

先送りすることにしました。

もちろん依頼主様に質問事項を

はメールしておきました。

それを勝手に依頼主様のご都合も

考えず、月曜日午前中位にはお返事いただき

昼くらいまでに完成させれば、

十分間に合うだろうと考えていたのです。

そして、翌日の月曜日(締め切り当日)を

迎えました。

朝に依頼主様に電話して、

いくつか情報提供してほしい旨を

説明しました。

そして、自分は資料の完成に

とりかかりました。

昼くらいには資料は99%

完成していたので何とかなりそうだと

安心していました。

あとは、依頼主様にお願いしている事項を

織り込めば完成です。

でもその事項のお返事を14時に

頂けておらず連絡しようかな?と思っていた

タイミングで依頼主様から

返信メールがきました。

確認すると、一部もう少し情報が

欲しい部分があったので、追加でお願いを

しました。

そんなこんなで色々している

うちに、時間が経ってしまいました。

結局、資料が完成したのが

15時半過ぎ。

そして、依頼主様から事前に

いただいていた添付資料を

確認してみると、そのままでは

申請が出来ない形式になっていた。

幸いその添付資料は私の手元にある

資料をPDF化すればよかったので

何とかなりました。

でもまたそこで無駄な時間を

使ってしまい、結局、資料すべてが

そろったのが16時頃。

その時点でもまだ1時間あるから

なんとかなると思っていました。

そして、いざ電子申請にログインです。

「でも・・・ん?・・できない。。」

(ちなみに申請はパソコンからの

電子申請になります)

どうやら、別の企業の申請を

先にすましていたのですが、

それが悪さをしていたようです。

いくらログインしようとしても、

その先に申請をしていた企業の

申請画面しか出てこないのです。

こうなるとこんな私でも

プチパニックです。

気づけば16時15分。

あと45分。

一瞬

どうしよう!

「イヤ、焦ってはいけない何とかなる!」

と思い返し、何とかここで

頭を切り替えました。

そしたら、別のPCからログインすれば

いけるのではないかという考えが

思い浮かびました。

そして急遽、別のPCで再挑戦。

すると、ようやくログインできる状態に

なりました。

そこから必死に入力作業や添付作業を

行いました。

最後、すべての登録を終え、

申請ボタンを押したときは

ジャスト17時。

何とか申請受理の画面が確認でき、

ホントギリギリセーフでした。

お恥ずかしい話を皆さんにお聞かせする

ことになってしまったのですが、

今回は本当に自分の

タイムマネジメントミスです。

リスク管理がちゃんとできて

いなかったとも言えましょう。

今回は、自分の反省も踏まえ、

そして、皆さんにも今後このような

経験が絶対にないように

何が悪かったのか、そして本来

どうすべきだったのか整理したいと

思います。

まず、1つ目

「前日までにできていればいいや

と考えていたところ。」

特に今回のように、自分一人で

完結できる話ではなく、

やり取りするお相手がいる場合は

なおさらです。

相手に色々確認しないと完成できない

場合は、余裕を持って完成させる

スケジュールにしておかなければ

なりません。

自分にも他の仕事があるように

もちろんお相手にも他の仕事があります。

それから、2つ目

「自分自身の作業時間も

少し甘く見積もっていたこと。」

これは一般的に統計でも出ている

そうなのですが、人は自分の仕事を

完成させる時間を、実際より短く

見積もる傾向があるそうです。

これについても、やはり少し余裕を

見て見積もるクセをつけておく

ということでしょう。

それから、3つ目

「事前にいただいていた添付資料を

きちんと前もって内容がそのまま使えるか

確認をしていなかったこと。」

特にこういった申請では添付する書類にも

色々な決まりが設定されています。

ファイル形式はPDF、ファイル名は○○

書類が複数枚ある時は、バラバラに添付

するのではなく、1つのPDFにまとめて

添付する。などなど。

申請に使う資料が入手できている段階で、

中身をチェックすることはもちろん、

すぐにその場で提出できるような

形に仕上げておくべきでした。

そしたら直前のドタバタは避けられた。

そして、最後に、

「電子申請の画面にきちんとログイン

できるか確認していなかったこと。」

個別には確認しました。

でも今回のように複数案件を

同時に扱う時に、両方ともにきちんと

アクセスできるか事前にきちんと

確認しておくべきだったのです。

其の時点で上手くいかないなら、

今回対応したように、別のPCで

やるとか事前策を考えれたはずでした。

そして、これは良かった点です。

それは、最後まであきらめなかったこと

この気持ちがなければ、たぶん、今回

申請できなかったと思います。

絶対あきらめないで、何とか策を考え

そして、時間ギリギリでもやり続けた。

それが、突破口になったと思います。

ということで、

今回は個人的な反省の備忘録的な話に

なってしまいました。

今回、無事申請できましたが、

もし間に合わなければ相手先企業に

迷惑をかけてしまうことになります。

そして、これが、もしもっともっと

大きなお金や多数の人を巻き込む仕事の場合

であれば、なおさらです。

皆さんは、

こんなへまはしないかもしれません。

でも今回、私は痛切に、

リスク管理の大切さ、そして

スケジューリングの重要さ

を学びました。

失敗は成功のもと!

賢者の中には失敗という言葉は

使わず、これではダメだということが

わかったから私はついている!と

捉える方もいらっしゃると聞きます。

私のお恥ずかしい話が、

皆様が大変なことにならないお役に

立てれば、意味があった出来事かと

思います。

☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆

<今日のありがとう>

本当は面と向かって伝えたい

でも中々言えない自分がいます

だからこの場を借りて少し...

=================

上の続きですが、

今回こんな風の色々学びを与えてくれた

もの補助の経験に感謝です。

これで、またひとつ成長することが

できました。

この調子でどんどん進化していきますよ。

「もの補助申請、いい経験をさせて

いただき、ありがとう!」

「次からは、余裕でいきますから(笑)」

最後までお読みいただき

ありがとうございました。

今日も素敵な一日になりますように!

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心動かす企業経営

【発行元】フェリーゼス経営支援事務所

【発行責任者】金本 淳

経済産業大臣登録 中小企業診断士

豊田市働き方改革アドバイザー・講師

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